Das Verbandbuch ist die Pflicht, die in fast jedem Betrieb vorhanden ist und trotzdem oft falsch geführt wird: zu lückenhaft, für alle einsehbar oder nach dem Ausfüllen in der Schublade vergessen. Dieser Ratgeber zeigt, was die DGUV Vorschrift 1 verlangt, welche Angaben in jeden Eintrag gehören, wie lange Sie die Dokumentation aufbewahren und wie Sie den Datenschutz einhalten. Eine kostenlose Vorlage als ausfüllbares PDF und als Word-Datei finden Sie gleich im zweiten Abschnitt, dazu ein Formular, mit dem Sie die Dokumentation direkt online ausfüllen und als fertiges PDF herunterladen.
Das Wichtigste in Kürze
- Jede Erste-Hilfe-Leistung im Betrieb muss dokumentiert werden, auch das Pflaster nach einem kleinen Schnitt. Grundlage ist §24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1.
- Die Dokumentation ist fünf Jahre verfügbar zu halten und vertraulich zu behandeln.
- Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben: gebundenes Verbandbuch, Meldeblock mit Einzelblättern oder digitale Lösung sind möglich.
- Weil die Einträge Gesundheitsdaten enthalten, ist ein Einzelblatt pro Ereignis datenschutzfreundlicher als ein Buch, in dem jeder alle früheren Einträge lesen kann.
- Das Verbandbuch ersetzt keine Unfallanzeige. Bei mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit muss der Unfall zusätzlich gemeldet werden.
Kostenlose Verbandbuch-Vorlage: PDF, Word und online ausfüllen
Unsere Vorlage ist als Einzelblatt aufgebaut: ein Blatt pro Erste-Hilfe-Leistung, mit allen Angaben, die die DGUV für die Dokumentation nennt. Das PDF können Sie am Rechner ausfüllen oder ausdrucken. Auf der zweiten Seite stehen die wichtigsten Hinweise zu Aufbewahrung und Datenschutz, die Sie direkt beim Verbandkasten auslegen können.
Lieber per E-Mail? Wir schicken Ihnen die Vorlage zu, dazu gelegentlich kurze Hinweise zu den Pflichten im Betrieb. Abmeldung jederzeit mit einem Klick.
Oder direkt online ausfüllenFormular ausfüllen, fertiges PDF herunterladen, abheften. Ihre Angaben werden nicht gespeichert und nicht übertragen.Formular öffnenFormular schließen
Felder mit * sind Pflichtangaben nach DGUV Regel 100-001. Das PDF entsteht direkt in Ihrem Browser. Nach dem Herunterladen werden die Eingaben gelöscht.
Ihr PDF ist erstellt. Geben Sie es verschlossen an die zuständige Stelle und bewahren Sie es fünf Jahre auf.
Wissen alle Mitarbeiter, wo das Verbandbuch liegt und was im Notfall zu tun ist? Das gehört in die regelmäßige Erste-Hilfe-Unterweisung nach §12 ArbSchG. Online, rund 45 Minuten, Teilnahmebescheinigung je Mitarbeiter.
Zum FirmenangebotIst ein Verbandbuch Pflicht?
Ja. Nach §24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 muss der Unternehmer dafür sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln. Die Pflicht gilt für jeden Betrieb mit gesetzlich unfallversicherten Beschäftigten, unabhängig von Größe und Branche. Sie gehört zur Organisation der Ersten Hilfe, für die der Arbeitgeber nach §10 ArbSchG verantwortlich ist.
„Verbandbuch“ ist dabei nur der gebräuchliche Name. Die Vorschrift legt keine Form fest. Ob Sie ein gebundenes Buch, einen Meldeblock nach DGUV Information 204-021, lose Einzelblätter oder eine Software nutzen, entscheiden Sie selbst. Andere Bezeichnungen für dasselbe sind Unfallbuch oder Erste-Hilfe-Dokumentation.
Was muss ins Verbandbuch?
Die DGUV Regel 100-001 nennt in Ziffer 4.6.6 die Angaben, die eine Dokumentation enthalten soll. Unsere Vorlage fragt alle davon ab:
| Bereich | Angaben |
|---|---|
| Person | Name der verletzten oder erkrankten Person |
| Unfall oder Erkrankung | Datum und Uhrzeit, Ort, Hergang, Art und Umfang der Verletzung oder Erkrankung |
| Zeugen | Namen der Zeugen |
| Erste Hilfe | Datum und Uhrzeit der Erste-Hilfe-Leistung, Art und Weise der Maßnahmen |
| Ersthelfer | Name der Person, die Erste Hilfe geleistet hat |
Schreiben Sie den Hergang so konkret, dass ein Außenstehender ihn auch nach Jahren noch versteht. „Hand verletzt“ hilft niemandem. „Beim Öffnen eines Kartons mit dem Cuttermesser in den linken Zeigefinger geschnitten, ca. 1 cm, leicht blutend“ schon.
Muss wirklich jedes Pflaster eingetragen werden?
Ja. Die Pflicht gilt für jede Erste-Hilfe-Leistung, nicht erst für Unfälle mit Arztbesuch. Der Grund ist praktisch: Entzündet sich ein harmloser Schnitt Wochen später oder bleiben nach einem Sturz Beschwerden, hilft der Eintrag beim Nachweis, dass es ein Arbeitsunfall war. Ohne Eintrag muss der Beschäftigte das gegenüber der Berufsgenossenschaft erst mühsam belegen. Dazu kommt der Nutzen für Sie als Arbeitgeber: Häufen sich Einträge an einer Maschine oder in einem Bereich, sehen Sie Unfallschwerpunkte, bevor etwas Schlimmeres passiert.
Wer trägt ein?
In der Regel der Ersthelfer, der geholfen hat. Vorgeschrieben ist das nicht, auch die verletzte Person selbst oder eine Führungskraft kann den Eintrag machen. Entscheidend ist, dass er zeitnah erfolgt, solange die Einzelheiten noch frisch sind. Legen Sie fest, wer im Betrieb die ausgefüllten Blätter entgegennimmt, und nennen Sie diese Stelle auf dem Erste-Hilfe-Aushang.
Aufbewahrungsfrist: fünf Jahre
Die Dokumentation muss fünf Jahre lang verfügbar gehalten werden. Bei Einzelblättern zählt das für jedes Blatt ab dem Ereignis, danach können Sie es gezielt vernichten. Bei einem gebundenen Buch heißt das praktisch: fünf Jahre ab dem letzten Eintrag, weil das Buch nur als Ganzes aufbewahrt werden kann. Auch das ist ein Argument für Einzelblätter.
Verbandbuch und Datenschutz
Einträge im Verbandbuch enthalten Gesundheitsdaten und damit besonders geschützte personenbezogene Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Die DGUV verlangt, sie gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern. Das klassische gebundene Verbandbuch im Verbandkasten erfüllt das schlecht: Wer einen neuen Eintrag macht, sieht alle früheren, oft über Jahre.
Bewährt hat sich deshalb dieser Ablauf:
- Leere Blätter oder ein Meldeblock liegen beim Verbandkasten.
- Nach dem Ausfüllen wird das Blatt abgetrennt und verschlossen an eine festgelegte Stelle gegeben, etwa die Personalabteilung, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einen verschlossenen Briefkasten.
- Dort werden die Blätter geschützt aufbewahrt. Zugriff haben nur die Personen, die ihn für ihre Aufgabe brauchen.
- Nach Ablauf der fünf Jahre wird jedes Blatt datenschutzgerecht vernichtet.
Halten Sie diesen Ablauf schriftlich fest, zum Beispiel in einer kurzen Betriebsanweisung, und erklären Sie ihn in der jährlichen Unterweisung.
Digitales Verbandbuch: erlaubt?
Ja. Weil die Form nicht festgelegt ist, dürfen Sie Erste-Hilfe-Leistungen auch elektronisch dokumentieren, etwa in einer Software, einem geschützten Formular oder einer Tabelle. Für eine digitale Lösung gelten dieselben Anforderungen wie für Papier: Die Einträge müssen fünf Jahre verfügbar sein und gegen unbefugten Zugriff geschützt werden. Sinnvoll ist außerdem, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. Eine offen im Netzwerk liegende Excel-Datei, die jeder öffnen kann, erfüllt das nicht.
Für kleine Betriebe ist der einfachste digitale Weg unser Formular zum Online-Ausfüllen: Angaben eintragen, das fertige PDF mit Aufbewahrungsdatum herunterladen und in einem Ordner mit eingeschränkten Zugriffsrechten ablegen. Ihre Eingaben bleiben dabei in Ihrem Browser und werden nicht an uns übertragen. Wer Einträge von mehreren Standorten zentral sammeln will, braucht dagegen eine Software mit Benutzerverwaltung.
Verbandbuch und Unfallanzeige: nicht verwechseln
Das Verbandbuch dokumentiert die Erste Hilfe. Die Unfallanzeige ist eine eigene Pflicht gegenüber dem Unfallversicherungsträger: Führt ein Arbeitsunfall zu mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit oder zum Tod, muss der Arbeitgeber ihn nach §193 SGB VII innerhalb von drei Tagen anzeigen. Bei Arbeitsunfähigkeit über den Unfalltag hinaus führt der Weg außerdem in der Regel zum Durchgangsarzt. Ein Unfall kann also in beiden Unterlagen auftauchen, die eine ersetzt die andere nicht.
Woher bekomme ich ein Verbandbuch?
Viele Berufsgenossenschaften und Unfallkassen bieten den Meldeblock oder ein Verbandbuch zum Download oder zur Bestellung an, im Fachhandel gibt es Verbandbücher und Abreißblöcke. Oder Sie nutzen unsere kostenlose Vorlage oben auf dieser Seite. Wichtiger als die Form ist, dass jeder im Betrieb weiß, wo die Blätter liegen und wem er sie gibt.
Ohne Unterweisung bleibt das Verbandbuch leer
Die beste Vorlage nützt nichts, wenn die Belegschaft sie nicht kennt. Wo das Verbandbuch liegt, wer es führt und warum auch kleine Verletzungen hineingehören, gehört deshalb in die jährliche Unterweisung nach §12 ArbSchG, die alle Beschäftigten betrifft, nicht nur die betrieblichen Ersthelfer.
Häufige Fragen zum Verbandbuch
Ist ein Verbandbuch für jeden Betrieb Pflicht?
Ja. Nach §24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 muss jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert werden, unabhängig von Größe und Branche. Die Form ist frei: Verbandbuch, Meldeblock, Einzelblätter oder digitale Lösung.
Wie lange muss das Verbandbuch aufbewahrt werden?
Fünf Jahre. Bei Einzelblättern zählt die Frist für jedes Blatt ab dem Ereignis, bei einem gebundenen Buch praktisch ab dem letzten Eintrag.
Was muss im Verbandbuch stehen?
Name der verletzten Person, Datum, Uhrzeit und Ort, Hergang, Art und Umfang der Verletzung, Zeugen, Datum, Uhrzeit und Art der Erste-Hilfe-Maßnahmen sowie der Name des Ersthelfers.
Muss auch ein Pflaster eingetragen werden?
Ja. Jede Erste-Hilfe-Leistung wird dokumentiert. Treten später Folgen auf, hilft der Eintrag beim Nachweis, dass es ein Arbeitsunfall war.
Darf das Verbandbuch offen im Verbandkasten liegen?
Leere Blätter ja, ausgefüllte Einträge nicht. Sie enthalten Gesundheitsdaten und müssen gegen den Zugriff Unbefugter gesichert werden. Deshalb sind Einzelblätter, die nach dem Ausfüllen verschlossen abgegeben werden, besser als ein gebundenes Buch.
Ist ein digitales Verbandbuch erlaubt?
Ja, die Form ist nicht vorgeschrieben. Die Einträge müssen fünf Jahre verfügbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
Kann ich das Verbandbuch online ausfüllen?
Ja. Mit unserem kostenlosen Formular auf dieser Seite tragen Sie alle Pflichtangaben ein und laden ein fertiges PDF mit Aufbewahrungsdatum herunter. Die Angaben werden nicht gespeichert und nicht übertragen.
Ersetzt das Verbandbuch die Unfallanzeige?
Nein. Bei mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit oder einem tödlichen Unfall muss der Arbeitgeber den Unfall zusätzlich nach §193 SGB VII innerhalb von drei Tagen dem Unfallversicherungsträger anzeigen.
Weiterführende Artikel
Erste-Hilfe-Aushang: Pflicht und kostenlose Vorlage. Verbandskasten Inhalt nach DIN 13157 und DIN 13169. Ersthelfer im Betrieb: Pflicht und Anzahl. §12 ArbSchG und die Erste-Hilfe-Unterweisung. DGUV Vorschrift 1 erklärt.
